Bevezetés a bevezetésbe

A legnagyobb vállalkozások pontosan tudják, mivel jár egy ilyen rendszerbevezetés, a közepes cégek viszont néha azt sem tudják, hogy kezdjenek hozzá. Szeretnénk röviden elmondani, milyen is ez a folyamat, és – természetesen – közben rámutatunk, hogy hol, miben tudunk segíteni.

1. Előkészítés: sokan tudják, hogy kell egy új rendszer (de milyen?) mások csak annyit, hogy valami nincs rendben a működésben. Ezért az egész projekt azzal kezdődik, hogy felmérjük a folyamatokat, megmutatjuk, hol kell, lehet automatizálni, egyszerűsíteni, hatékonyabbá tenni. Erre az átvilágító, összegző, projektelőkészítő, -megvalósító munkára házon belül ritkán van meg a kapacitás és tapasztalat, hiszen mindenkinek van egy eredeti munkaköre, ami miatt nem tud ezzel foglalkozni akkor sem, ha amúgy alkalmas lenne rá. Persze rá lehet sózni valakire plusz feladatként, de ne lepődjünk meg, ha vagy a projekt húzódik el, vagy a saját munkájával marad el az illető. Ráadásul a legrátermettebb kollégák többnyire a leginkább leterheltek is.

2. Tendereztetés, kiválasztás: Ha látjuk, hogy hol és mit kell változtatni, azt is tudjuk, hogy milyen jellegű folyamatokat miféle rendszerek képesek hatékonyan leképezni, támogatni. Összeírjuk, hogy mit kell tudnia az új megoldásnak, majd kiírjuk a tendert, és segítünk kiválasztani a legjobb ár/érték arányú eszközt. Itt már rengeteget spórolunk a megbízónak, mert biztosan nem fognak semmit „rámelegíteni”, amire nincs szüksége, és semmi nem marad ki, amire viszont igen. Pontosan azt kapja, amire szüksége van a hatékonyabb működéshez.

3. Rendszerbevezetés, megvalósítás: minél jelentősebb egy projekt, annál gyakrabban „csúszik el” mind időben, mind pénzben – de csak ha házon belül menedzselik. Menet közben kiderül, hogy további igények jelentkeznek, ami további fejlesztést kíván, hogy a régi rendszer adatait nem nagyon lehet migrálni az újba és még számos jellegzetes probléma. Nem ritka, hogy akkor fordulnak hozzánk, amikor a projekt már hónapokat csúszik, és 2x annyiba került, mint tervezték. Nyilván ilyenkor is megoldjuk a helyzetet, de mennyivel jobb, ha a kezdetektől közösen dolgozva, pontosan felmérjük az igényeket, ha már az elején tudjuk (megvan hozzá a módszertan és a kellő gyakorlatunk), hogy milyen lépések követik egymást, hogy mi lesz az adatok sorsa, hogy ki milyen hozzáféréssel rendelkezik majd, hogy a dokumentumok hogyan készülnek, és ki mindenkihez jutnak el, és ez az egész pontosan mennyibe kerül, és mikorra lesz kész. Nemcsak betartjuk és betartatjuk az előre meghatározott kereteket, de akár garanciát is merünk rá vállalni.

4. Oktatás, utánkövetés: A rendszer időben működik, nem került többe, mindenki hozzáfér, a korábbi adatok is átkerültek veszteség nélkül, szóval megvolnánk, nem? Nem. Nincs befejezve a projekt, ameddig „Nagyné a pénzügyről” visszasírja „a régit”, mert azt ismerte, ezt pedig nem tudja rendesen használni, vagy ameddig Józsi, a raktáros rosszul rögzít tételeket, „időzített problémákat” gyártva. A projektnek akkor van vége, ha a cégnél minden érintett rutinszerűen használja az új rendszert, és van legalább egyvalaki, aki mélységében is átlátja a működését. Ez a hosszútávú eredményesség záloga, ezért különösen figyelünk rá. Kollégáink természetesen akár hónapokkal később is készek segíteni, de tapasztalataink szerint erre a legritkább esetben van szükség.

5. Na, most vagyunk készen. Olcsóbban, időben, hatékonyan. Ha sikerült elgondolkodtatni, keressen meg bennünket, beszélgessünk.